Das Stuttgarter Team Vertriebsunterstützung bAV unterstützt Vermittler unter anderem bei der Durchführung von bAV-Infoveranstaltungen. Markus Paschke berichtet im Gespräch mit bAVheute, warum er „Präsenz“ dem „Digitalem“ vorzieht, wie Firmenchefs bei der Vorbereitung eingebunden werden sollten und wie „die Hütte“ anschließend auch voll wird.
Seit Corona haben sich viele Präsenztermine ins Digitale verlagert – auch die bAV-Infoveranstaltungen. Nun sind die Beschränkungen wieder aufgehoben. Bleiben Sie digital oder sind Sie froh, bAV-Konzepte wieder in Präsenz vorstellen zu können?
Markus Paschke: Die Freude überwiegt. Trotz aller digitalen Möglichkeiten würde ich eine Präsenzveranstaltung immer vorziehen. Sie bietet einfach mehr Möglichkeiten zu agieren. Digital ist da eingeschränkter. Nicht jeder macht die Kamera an und die Aufmerksamkeit eines jeden Einzelnen ist schwieriger einzuschätzen. Auch scheint die Hemmschwelle für Fragen digital höher, da im Vergleich deutlich weniger Fragen gestellt werden als bei Präsenzveranstaltungen.
Sie unterstützen zusammen mit ihren Vertriebskollegen Geschäftspartner bei der Umsetzung von bAV-Konzepten bei deren Firmenkunden. Wie sieht Ihre Rolle bei einer bAV-Infoveranstaltung aus? Führen Sie diese hauptsächlich durch oder begleiten Sie die Geschäftspartner?
MP: Die Veranstaltung erfolgt ja im Namen des Arbeitgebers, der die Belegschaft dazu einlädt. Wichtig ist, dass der Vermittler immer mit dabei ist und als persönlicher Ansprechpartner vor Ort wahrgenommen wird. Die Vorbereitung und Durchführung wird individuell mit dem Vermittler vorab besprochen, sodass jeder Vermittler eine bAV-Infoveranstaltung mit seinen Firmenkunden einfach durchführen kann.
Wo beginnt Ihre Vertriebsunterstützung? Am Tag der Infoveranstaltung oder schon im Vorfeld bei der Organisation?
MP: Das ist individuell unterschiedlich. Viele Vermittler haben das Thema schon so weit vorangetrieben, dass wir nur noch die Durchführung der Veranstaltung besprechen. Andere – vor allem wenn es die erste Infoveranstaltung sein soll – wünschen sich bereits bei der Planung unsere konzeptionelle Unterstützung.
Wichtig ist, dass der Vermittler immer als persönlicher Ansprechpartner vor Ort wahrgenommen wird.
Wie plant man die Vorstellung vor der Belegschaft?
MP: Das hängt auch von der Unternehmensgröße ab. Bei kleineren Unternehmen wird das Konzept mit dem Arbeitgeber vorab besprochen und anschließend der Belegschaft vorgestellt. In größeren Unternehmen kommt oft die Einbindung des Betriebsrates hinzu. In dem Fall wird das Konzept dann zunächst dort präsentiert, abgestimmt und freigegeben, bevor der Vermittler es den Mitarbeitern vorstellt.
Welche Räumlichkeiten sind für eine Veranstaltung zu empfehlen?
MP: Ich empfehle den Heimvorteil im Betrieb zu nutzen, auch wenn man dadurch etwas improvisieren muss. Wir waren kürzlich zum Beispiel in einem Handwerkerbetrieb, der keinen Konferenzraum oder ähnliches zur Verfügung hatte. Da haben wir das Konzept dann einfach in der Lagerhalle vorgestellt. Das klingt vielleicht erstmal unpassend, aber die Mitarbeiter fühlen sich in dieser gewohnten Umgebung einfach wohler und ihr Zeitaufwand ist geringer, als wenn sie für die Beratung in ein externes Büro kommen müssten.
Welche Rolle spielt der Firmenchef bei der Veranstaltung?
MP: Eine ganz zentrale Rolle. Die Geschäftsführung sollte in jedem Fall dabei sein und hat es im Idealfall als Pflichtveranstaltung im Vorfeld kommuniziert. Mir ist es immer wichtig, dass die Leitung ein paar einleitende Worte an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter richtet, warum ihr eine betriebliche Altersversorgung wichtig ist und wie das Konzept dafür aussieht. Das muss nicht in die Tiefe gehen, dafür ist der Vermittler da. Aber es schafft einen Vertrauensvorsprung, wenn der Chef die Veranstaltung mit ein paar positiven Impulsen eröffnet und dann an den Vermittler überleitet.
Sträuben sich auch Arbeitgeber gegen eine solche Veranstaltung?
MP: Das gibt es auch. Die Aussage vieler Chefs ist dann, dass ihre Belegschaft kein Interesse an einer bAV hat. Das Recht auf Entgeltumwandlung gibt es seit 20 Jahren. Da ist man sehr wahrscheinlich nicht der erste Vermittler, der mit diesem Thema an die Unternehmenstür klopft. Viele Arbeitgeber sind dann nicht mehr motiviert, das Thema nochmal anzugehen.
Ich empfehle den Heimvorteil im Betrieb zu nutzen
Lohnt sich dennoch ein weiterer Versuch?
MP: Absolut. Wichtig ist ja, warum bislang kein Interesse da war. Lag es an der Art und Weise, wie die Informationen vermittelt wurden? Lag es am Konzept selbst? Hier hat sich in der Vergangenheit viel getan. Gerade ein Arbeitgeberzuschuss, deutlich über dem Pflichtzuschuss, kann ein entscheidendes Kriterium sein, warum sich Arbeitnehmer dann doch für eine betriebliche Altersversorgung begeistern lassen. Denn die Zeiten der bAV „nur als Entgeltumwandlung“ sind mit Blick auf den Arbeitsmarkt vorbei. Heute geht es darum, als Arbeitgeber der Belegschaft einen echten Mehrwert durch die Betriebsrente zu bieten.
Wie wichtig ist das Zusammenspiel zwischen Vermittler, Firmenchef und Ihnen als Vertriebsunterstützer, damit eine Infoveranstaltung erfolgreich abläuft?
MP: Der Informationsaustausch ist sehr wichtig. Je mehr Informationen wir im Vorfeld bekommen und je frühzeitiger wir mit eingebunden werden, desto besser können wir das Konzept auf die Bedürfnisse aller abstimmen. Das ist in der Praxis sehr unterschiedlich. Schwierig wird es, wenn mit dem Firmenchef im Vorfeld gar kein Kontakt bestand. Es gab auch schon Veranstaltungen für die rund 100 Mitarbeiter erwartet wurden, wo letztlich aber nur eine Handvoll kam, weil der Chef selbst nicht anwesend war. Mit einem besseren Austausch zwischen allen Beteiligten hätte das verhindert werden können.
Was benötigen Sie vom Vermittler, um Ihre Arbeit optimal leisten zu können?
MP: In der Stuttgarter bAV-Lösung gibt es einen Erfassungsbogen, der eine gute Grundlage für unsere Arbeit bietet. Damit kann sich der Vermittler ein umfassendes Bild über das Unternehmen machen und bereits filtern, welche Konzepte sinnvoll und umsetzbar wären. Hier gehören neben der Anzahl an Mitarbeitern auch Informationen über deren Altersstruktur und das Gehaltsniveau mit hinein.
Mit welchem zeitlichen Vorlauf sollte man eine Infoveranstaltung planen?
MP: Wünschenswert sind zwei bis drei Wochen. Dann können Fragen vom Vermittler und auch Arbeitgeber noch geklärt, das Konzept ausgearbeitet und die Präsentation optimal vorbereitet werden. Innerhalb dieser Zeit sollte auch der Kontakt zum Unternehmen nicht abreißen, damit das Thema nicht abkühlt oder in Vergessenheit gerät. Hierfür kann der Vermittler gezielt beim Chef oder dem Personalverantwortlichen nachhaken, wie sich die Anzahl der Anmeldungen entwickelt, ob es noch Nachfragen gibt oder die räumlichen und technischen Voraussetzungen für die Veranstaltungen erfüllt sind. Das hilft auch dem Vermittler sich darauf einzustellen, was ihn dann erwartet.
Der Austausch im Vorlauf der Veranstaltung mit dem Personalverantwortlichen oder dem Chef direkt ist entscheidend.
Wie kann sichergestellt werden, dass die Veranstaltung „rappelvoll“ wird?
MP: Der Austausch im Vorlauf der Veranstaltung mit dem Personalverantwortlichen oder dem Chef direkt ist entscheidend. Stellt man dort fest, dass sich nur wenige Mitarbeiter angemeldet haben, kann noch eingegriffen werden. Dafür gibt es in der bAV-Lösung auch individualisierbare Vorlagen und Flyer, die zum Beispiel als Aushang im Betrieb oder im Intranet genutzt werden können, um auf die Veranstaltung hinzuweisen und erste Informationen darüber zu geben. Zusätzlich hat es sich bewährt, wenn der Chef selbst ein paar Tage vor der Veranstaltung nochmal auf die Veranstaltung persönlich hinweist.
Wie gelingt der abschließende Übergang von der Infoveranstaltung in die Einzelgespräche?
MP: Am besten direkt im Anschluss. Dann sind die Mitarbeiter „vorgewärmt“ und inhaltlich im Thema. Idealerweise stellt der Chef dafür einen Slot innerhalb der Arbeitszeit zur Verfügung. Bei Terminen außerhalb der Arbeitszeit geht die Teilnahmequote meist deutlich nach unten.
Sinnvoll ist, schon bei der Vorstellung des Ablaufs der Veranstaltung oder der Einladung im Vorfeld zu erwähnen, dass direkt im Anschluss an die Präsentation, Zeit für die Einzeltermine zur Verfügung gestellt wurde. Dann wird das nicht als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen, sondern eher als Teil der Veranstaltung, zu der sich jeder bereits committet hat.
Wie Vermittler eine Veranstaltung optimal vorbereiten können, erfahren Sie hier.

Markus Paschke (48) ist seit 2005 in der Vertriebsunterstützung bei der Stuttgarter Vorsorgemanagement GmbH tätig und unterstützt die Kolleginnen und Kollegen im Maklervertrieb und deren Geschäftspartner bei der Umsetzung von bAV-Konzepten. Ein wichtiger Bestandteil dabei sind die Infoveranstaltungen, mit denen oft der Grundstein für eine erfolgreiche Platzierung gelegt wird. Mit der Erfahrung aus über 250 solcher Veranstaltungen steht Paschke und das ganze Team der Vertriebsunterstützung den Vermittlern bei ihren Firmenkunden unterstützend zur Seite.