Ab dem 01. Januar 2023 wird die elektronische Betriebsprüfung zur Sozialversicherung grundsätzlich für Daten der Entgeltabrechnung verpflichtend. In Vorbereitung darauf sind seit dem 1.1.2022 die begleitenden Entgeltunterlagen in elektronischer Form vorzulegen. Hierzulande ist elektronisch nicht immer so einfach … am schönsten ist doch immer noch das Aufbewahren von Papier. Doch der Reihe nach.
Was vorzulegen ist regelt die BVV
In § 8 Abs. 2 der Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages (BVV) findet sich die Liste der vorzulegenden Unterlagen.
Für die bAV wichtig sind dabei insbesondere die Nr. 6 und Nr. 12 der Verordnung.
Ҥ 8 Abs. 2 Nr. 6 und 12 BVV
…
(2) Folgende dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung zu stellende Unterlagen sind in elektronischer Form zu den Entgeltunterlagen zu nehmen
6. die Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes
…
12. die Erklärung über den Auszahlungsverzicht von zustehenden Entgeltansprüchen”
Ob eine Entgeltumwandlung unter “Auszahlungsverzicht” zu subsumieren ist, ist noch ungeklärt. Rein nach dem Wortlaut spricht einiges dafür. Denn der Arbeitgeber verzichtet auf Entgelt zugunsten einer betrieblichen Altersversorgung.
Erster Schritt: Nachweis (auch der bAV) erfolgt in Schriftform
Die Nr. 6 der BVV spricht davon die Niederschrift nach § 2 des NachweisG, in elektronische Form zu überführen. Der Nachweis nach § 2 NachweisG erfolgt im strengen Schriftformerfordernis, also in Papier mit Unterschrift des Arbeitgebers und anschließender Aushändigung an den Arbeitnehmer. Die elektronische Form wird durch das NachweisG ausdrücklich ausgeschlossen.
Fällt die bAV unter das NachweisG? Grundsätzlich ist auch Entgelt in Form des Versorgungslohns nachzuweisen, d. h. die arbeitgeberfinanzierte Versorgung und dazu gehören regelmäßig auch Arbeitgeberzuschüsse sind in Schriftform nachzuweisen. Auch die Entgeltumwandlung ist meines Erachtens nachzuweisen. Denn das Gesetz nimmt die Entgeltumwandlung nicht explizit aus. Ein Schreiben des BMAS an den Verband aba, das argumentiert, dass die Entgeltumwandlung nicht nachzuweisen ist, kann, muss aber nicht von der Rechtsprechung beachtet werden.
Im Übrigen kommt es mit Einführung der gesetzlichen Zuschusspflicht nach § 1a Abs. 1a BetrAVG bei einer Entgeltumwandlung so gut wie immer auch zu einem nachweispflichtigen Arbeitgeberanteil. Was das ab 1.8.2022 geltende Nachweisgesetz für die bAV bedeutet finden Sie hier, wer das Bußgeld bezahlt hier, und zum Schreiben des BMAS hier.
Zweiter Schritt: Papier in elektronische Form oder als Papier ?
Nun soll der Papiernachweis gemäß NachweisG für die elektronische Betriebsprüfung zur Sozialversicherung vorgehalten werden. Wie das gehen soll, erklärt das Schreiben der Spitzenverbände der Sozialversicherung (zu den gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV vom 18.3.2022). Dort findet sich auf Seite 5 folgender Umsetzungsvorschlag.
„Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument in Papierform in elektronische Form …, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen.
Überführt der Arbeitgeber das Originaldokument ohne fortgeschrittene Signatur in die elektronische Form, muss er das Originaldokument zusätzlich in Papierform aufbewahren.“
Elektronische Form im Sinne der BVV ist nicht das einfache Einscannen der Unterlagen, sondern es bedarf der sogenannten fortgeschrittenen elektronischen Signatur. Das bedeutet in der Praxis:
- Dem unterzeichneten Dokument wird ein einmaliger Signaturschlüssel beigefügt.
- Mit dem Signaturschlüssel ist der Unterzeichner eindeutig zu identifizieren.
Im Ergebnis wird durch die fortgeschrittene Signatur sichergestellt, dass nach der Unterzeichnung des Dokuments keinerlei Änderungen mehr vorgenommen wurden.
Das ihm im Meldeverfahren nach SGB IV ausgestellte Zertifikat kann für die fortgeschrittene elektronische Signatur verwendet werden. Ansonsten muss der Arbeitgeber auf einen Dienstleister, der eine fortgeschrittene elektronische Signatur anbietet, zurückgreifen. Kann oder will der Arbeitgeber keine fortgeschrittene elektronische Signatur nutzen und scannt z. B. nur ein, bleibt es bei der zusätzlichen Aufbewahrung der Dokumente in Papierform im Lohnkonto.
Nachweis in Schriftform trotz elektronischer Signatur
Die Möglichkeit, einen in Papierform vorliegenden Nachweis nach § 2 NachweisG nach der BVV in die elektronische Form mit fortgeschrittener elektronischer Signatur zu überführen, bedeutet keinesfalls, dass im Rahmen des NachweisG jetzt doch die elektronische Form möglich ist. Es geht nur um eine Überführung von Papierform in die elektronische Form im Rahmen der geplanten elektronischen Betriebsprüfung zur Sozialversicherung und nicht um ein Ersetzen des strengen Schriftformerfordernisses im Rahmen des NachweisG.
Fazit
Am strengen Schriftformerfordernis nach dem NachweisG ändert sich durch die BVV also nichts. Sollen künftig Nachweise, die auch die bAV treffen, u. a. für die elektronische Betriebsprüfung in der Sozialversicherung elektronisch aufbewahrt werden, ist zwingend eine fortgeschrittene elektronische Signatur des Dokumentes notwendig. Ein einfacher Scan bedeutet, dass die Unterlagen zusätzlich in Papierform vorzuhalten sind.
